راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب :دستگاه حضور و غیاب به کارمندان این امکان را میدهد که با استفاده از ابزارهای مختلف نظیر کامپیوترهای متصل به اینترنت، موبایل و تلفن، زمان ورود و خروج خود را به صورت الکترونیکی ثبت کنند.
علاوه بر این بعضی از دستگاهها این قابلیت را دارند که زمان ورود و خروج را به صورت پیامک، در شبکههای اجتماعی نظیر توییتر و نرم افزارهای خاص برای کارمند بفرستند. زمانی که کارمند وارد شرکت شده یا از آن خارج میشود، اطلاعات فورا به نرم افزار منتقل میشود. در این حالت نرم افزارهای حضور غیاب میتواند بسته به امکاناتی که دارد اطلاعات را وارد سیستم حقوق و دستمزد کند.
اکثر این سیستمها قابلیتهای بیشتری دارند و تنها محدود به ثبت زمان ورود و خروج کارمند نمیشود. این سیستمها میتوانند با استفاده از موقعیت مکانی، بر مکان و موقعیت کارمندان سیار نظارت کنند. علاوه بر موارد گفته شده، دستگاه حضور و غیاب میتواند زمان مرخصی کارمندان را مشخص کند و یک برنامه زمانی برای کارمندان ایجاد کند و همچنین مشخص کند که کدام یک از کارمندان با چه میزان ساعتی کار کرده است.
یکی از انواع سیستمهای حضور و غیاب، دستگاه حضور غیاب تشخیص چهره میباشد. بهترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره موجب میشود کارمندان به راحتی زمان حضور و غیاب خود را ثبت کنند. برای این منظور، فرد باید در مقابل دستگاه بایستد تا از تصویر وی اسکن بگیرد. تمامی این کارها تنها در عرض چند ثانیه انجام میشود. با همه این تفاسیر، دستگاه حضور و غیاب هم ایراداتی دارد و گاهی اوقات راهحلهای بهتری وجود دارد.
خرید دستگاه حضور و غیاب
در انتخاب دستگاه حضور و غیاب به چه مواردی باید دقت کنیم ؟
هدف استفاده از دستگاه حضور و غیاب
بهتر است قبل از اینکه به فکر خرید چنین دستگاههایی باشید، هدف و انگیزه خود را برای تهیه چنین سیستمهایی مشخص کنید. برای مثال سعی کنید به سوالات زیر فکر کنید و برای آنها پاسخی پیدا کنید:
- چه کارهایی در غیاب آن به درستی انجام نمیشود؟
- در اختیار داشتن تعداد ساعتهایی که کارمندان کار کردهاند چه اطلاعاتی برای بهبود عملکرد شرکت ارائه میدهد؟
- چگونه میتوانید از آن برای ارائه برنامه کاری جدید به کارمندان استفاده کنید؟
- چگونه میتوانید با استفاده از اطلاعات به دست آمده از دستگاه حضور و غیاب، سختی کار را بین کارمندان تقسیم کنید
نیازهای سازمان
نیازهای سازمان یکی از مواردی است که در زمان انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب باید در نظر بگیریم. کارفرمایان علاقه ندارند از سیستمهایی استفاده کنند که امکان تقلب و جعل در آن وجود دارد.
در مقابل به دنبال سیستمهایی هستند که بتوانند کارهای سنتی از قبیل تعطیلات، مرخصی بابت بیماری یا زمان خروج را به درستی انجام دهند. بسیاری از کارفرمایان در مورد گزینهها و قابلیتهای موجود در سیستمهای حضور و غیاب مطلع نیستند. برای این کار لازم است با خدمات فروش صحبت شود.
استفاده ساده و راحت از دستگاه حضور و غیاب
بهتر است دستگاهی را انتخاب نکنید که کار با آن پیچیده باشد و نیاز به آموزش های پیشرفته ای برای مدیریت آن داشته باشد. پس یکی از ویژگی های بهترین دستگاه حضور غیاب این است که سیستم مربوطه باید هم دارای تکنولوژی های جدید و کاربردی باشد و هم به راحتی بتوان اطلاعات وارد شده را استفاده و تجزیه و تحلیل کرد.
پس هر چه قدر کار با دستگاه حضور غیاب خریداری شده راحتتر باشد بهتر میتوانید همه ویژگیهای آن را به طور موثری استفاده کنید و بازخورد خوبی از هزینهای که کردهاید بگیرید.
گاهی اوقات سیستم های حضور و غیاب پیچیدگیهایی دارند که کار با آنها را سخت میکند. به همین دلیل معمولا راهحلهای راحتتری مثل نرم افزارهای تحت وب هم وجود دارد که پیشنهاد میشود از آنها استفاده کنید.
راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب
هزینه دستگاه حضور و غیاب
توجه به قیمت خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب برای شرکت شما به این معنی نیست که حتما باید سراغ ارزانترین دستگاه بروید. قیمتها معمولا بر اساس عوامل مختلفی از جمله قابلیتها و امکانات دستگاه، خدمات پشتیبانی و به روز رسانی سیستم تعیین میشوند.
پس باید ببینید دقیقا چه ویژگیهایی مد نظر شما است که میتوانید آن را با بهترین قیمت تهیه کنید و البته هزینههای کوتاه مدت و دراز مدت استفاده از آن را هم در نظر بگیرید. برخی از بهترین دستگاه های حضور و غیاب شاید هزینه اولیه زیادی داشته باشند ولی هزینههای بعدی که در سالهای متوالی دارند کمتر است.
همچنین بعضی از دستگاهها به دلیل امکانات پیشرفتهای که دارند قطعا دارای هزینه بالایی هستند. در این صورت باید ببینید آیا همه امکانات آن به درد شما میخورد که چنین دستگاههایی را تهیه کنید؟ پس هزینه از جمله مواردی است که در انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب نقش دارد. این موضوع در شرکتهایی با مقیاس بزرگ اهمیت زیادی دارد.
امکان ثبت ساعات ترک محل کار توسط بهترین دستگاه حضور و غیاب
گاهی اوقات ممکن است یک کارمند بنا به هر دلیلی بخواهد برای ساعاتی مشخص، محل کار را ترک کند و مرخصی بگیرد. این باعث میشود در تایم کاری او فاصله بیفتد. اگر ثبت این غیبت به صورت دستی انجام شود، ممکن است روی بازده عادی شرکت شما تاثیر بگذارد.
یک دستگاه حضور و غیاب خوب میتواند برای جلوگیری از کمکاری کارمندان امکانی فراهم کند که این ترک کردن را به خوبی ردیابی و ثبت کند. برای مثال به طور خودکار از طریق ایمیل و ابزارهای دیگر این اطلاعات را به تقویم شرکتی وارد کرده و برنامهریزی فردی را راحتتر کند.
توجه به خدمات پشتیابی دستگاه حضور و غیاب
قبل از اینکه چنین دستگاههایی را خریداری کنید، مطمئن شوید شرکتی که این دستگاه را به شما میفروشد دارای خدمات پشتیبانی خوبی است. چون حتی اگر بهترین دستگاه حضور و غیاب را هم تهیه کنید ممکن است مشکلات مختلفی مانند یکپارچهسازی سیستم و سایر عوامل بیرونی برای آن پیش بیاید که حل آن توسط خود شما ممکن نیست و حتما به راهنماییهای تکنیکی نیاز دارد.
پس شرکت شما باید همیشه این پشتیبانان را در اختیار داشته باشد تا هر مشکلی برای دستگاه حضور غیاب پیش آمد فورا برطرف کند.
امنیت بالا و محافظت از اطلاعات
گاهی اوقات دستگاههای حضور غیاب کارمندان شرکت دارای اطلاعات شخصی حساسی است که پ حفظ آن برای شرکت مهم است و مدیران باید مطمئن شوند شرکتهای فروش دستگاه های حضور و غیاب از استانداردهای لازم امنیت و حفاظت اطلاعات استفاده میکنند. میتوانید از افرادی که در زمینه IT فعالیت تخصصی دارند مشورت بگیرید تا میزان رعایت چنین استانداردهایی را توسط شرکتهای مربوطه بررسی کنند.
پشتیبانی از گوشیهای تلفن همراه
تلفن همراه هوشمند، ابزاری جدا نشدنی از زندگی بشر امروزی است و بسیاری از فعالیتهای ما توسط این ابزارها قابلیت مدیریت و تنظیم شدن را دارند. بنابراین شاید بتوان گفت که یکی از ویژگیهای بهترین دستگاه حضور و غیاب این است که بتواند با نرمافزارهای مدیریت کسب و کار یکپارچه شود و از طریق گوشی همراه هم قابل استفاده باشد.
ممکن است امکانات مختلفی هم در این زمینه برای گوشی های همراه در نظر گرفته شده باشد مانند ردیابی زمانی هوشمند، سازگاری با انواع گوشیها، زنگ اعلان، ثبت تاریخ دقیق و …