یک نرم افزار حضور و غیاب دیجیتال ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره سازی کرده و پردازش های لازم را بر روی آن انجام می‌دهد. اطلاعات ثبت شده، به صورت مستند در بانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری شده و در هر زمانی در دسترس خواهد بود. نرم افزار حضور غیاب با ارائه اطلاعات پردازش شده به صورت گزارش‌های متنوع، نقش مهمی در ارزیابی عملکرد کارکنان دارد. در ادامه در شکوفا اندیشه شما را اهمیت این دستگاه و ویژگی های منحصربفرد آن آشنا خواهیم نمود.
اهمیت استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
حضور و غیاب کارمندان از گذشته یک عامل مهم افزایش راندمان کاری و بررسی عملکرد کارمندان بوده است. در آن زمان کسی نمی دانست نرم افزار حضور و غیاب چیست و شیوه های سنتی کارت حضور و غیاب مورد استفاده قرار می گرفت.
این شیوه های سنتی معایب زیادی داشت از جمله اینکه ممکن بود کارمندان به خاطر تاخیر نخوردن به جای دیگری کارت میزدند. و به این ترتیب عملا حضور و غیاب کارمندان صوری میشد و مدیریت منابع انسانی همیشه از این روند گلایه داشت.
با پیشرفت تکنولوژی و استفاده از اثر انگشت و تکنولوژی تشخیص چهره برای کارمندان، کنترل تردد هم رنگ و بوی دیگری پیدا کرده است و نرم افزار حضور و غیاب به کمک مدیران سازمان ها آمده است.
استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب به‌عنوان بهترین راه‌حل موجود شناخته می‌شود و قابلیت‌های مختلفی دارند که می‌تواند در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک کند. نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند. هنگامی‌که شما حضور و غیاب یک کارمند را تأیید می‌کنید، اطلاعات آن به نرم‌افزار ارزشیابی کارکنان و سیستم پرداخت دستمزد وارد می‌شود. در این حالت می‌توانید به‌راحتی حقوق کارکنان خود را بپردازید.
مزیت ها و ویژگی های یک نرم افزار حضور و غیاب
دسترسی آسان به اطلاعات :
دسترسی آسان به اطلاعات یکی دیگر از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. یک برنامه ثبت زمان حضور و غیاب خوب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد. اگر شما از این شیوه در نرم‌افزار خود استفاده کرده باشید، هر زمان که بخواهید و به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات حضور و غیاب کارکنان را رصد کنید و به این آمارها دسترسی داشته باشید.
ثبت زمان به‌صورت خودکار
مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و روند بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است. برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب را انتخاب کنید.
مدیریت غایبان و اعلام آنها
محصولات نرم‌افزاری خوب، مدیریت غیبت کارکنان را نیز ساده می‌کنند. تمامی درخواست‌هایی که توسط کارکنان در حافظه نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت می‌شوند باید به تصویب مدیریت برسند و سپس صورت گیرند. ازآنجاکه در گزارشات دقیق این نرم‌افزارهای همه چیز وجود دارد، اطلاعات را می‌توان به‌صورت یک فایل مجزا ذخیره کرده و در دوره‌های زمانی خاص مورد استفاده قرار داد. این گزینه برای محاسبه حقوق و همچنین پرداختی کارکنان ایده آل است.
سازگاری با سیستم های مختلف
معمولا در چنین نرم افزارهایی، نیاز به ارتباط با سیستم های مختلف است. برای مثال سیستم های تلفن و مخابراتی، سیستم های نظارتی و دوربین ها و نرم افزارهای مختلف دیگر. این سازگاری به دلیل راحتی استفاده، بالا بردن دقت و یکپارچگی انجام می شود. در نتیجه نرم افزار کارآمد باید این سازگاری ها را در صورت نیاز داشته باشد.
کمک به صرفه جویی در زمان و هزینه
روش های حضور و غیابی که یک شرکت یا کسب و کار انتخاب می کند مهمتر از آن چیزی است که شما فکر می کنید. به عنوان نمونه، ممکن است سیستم های قدیمی یا دستی حضور و غیاب به ناکارآمدی، هزینه های غیر ضروری و نارضایتی کارمندان منجر شوند.
خرید دستگاه حضور و غیاب در شیراز
انواع نرم‌افزار حضور و غیاب
در یک تقسیم بندی ، نرم‌افزار های حضور و غیاب به دو گروه تک کاربره و چند کاربره تقسیم می‌شوند.
نرم‌افزار حضور غیاب تک کاربره فقط بر روی یک کامپیوتر نصب می‌شود و بیشتر برای کسب و کارهای کوچک مناسب است. این نرم‌افزار اکثراً از یک بانک اطلاعاتی سبک مانند Access ، Mysql و یا Sql server ورژن پایین استفاده می کند که مدیریت آن هم سهل و آسان است.
نرم افزارهای چند کاربره بر روی دو یا چند کامپیوتر با مرکزیت یک کامپیوتر (سرور) نصب می‌شوند. بانک اطلاعاتی آن معمولاً Sql Server است که بر روی کامپیوتر سرور نصب و نگهداری می‌شود. در نرم‌افزارهای چند کاربره، نرم افزار باید بر روی کامپیوتر کاربران هم نصب گردد. هر کاربر بر روی کامپیوتر خود و از طریق شبکه به سرور متصل شده و بنابر مجوز دسترسی تعریف شده، می تواند به بخش‌های مشخص و مرتبط با خود دسترسی داشته باشد. نرم‌افزار افزار چند کاربره معمولاً در شرکتهای بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در تقسیم بندی دیگر، نرم‌افزارهای حضور و غیاب به سه دسته نرم‌افزار های ویندوزی و نرم‌افزار های تحت وب و اپلیکیشن‌های موبایلی تقسیم می‌شوند.
نرم‌افزار افزار ویندوزی به صورت تک کاربره یا چند کاربره، بر روی تک تک سیستم‌های مورد استفاده نصب می‌شود و قابلیت استفاده در بستر شبکه محلی یک شرکت را داراست. ممکن است این شبکه کمی گسترده‌تر بوده و شامل چندین شرکت یا چند مکان از یک شرکت در نقاط مختلف باشد که با هم در ارتباط هستند.
نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب گستردگی بسیار بیشتری دارد. در نرم‌افزار افزار تحت وب نیازی به نصب نرم‌افزار بر روی کامپیوتر کاربران نیست. نسخه اصلی نرم‌افزار حضورغیاب وب بر روی کامپیوتر سرور با مشخصات سخت افزاری مناسب نصب می‌شود و کاربران در هر نقطه از دنیا با استفاده از یک مرورگر وب مانند گوگل کروم، موزیلا و … می‌توانند طبق مجوزهای تعریف شده، به منو های حضور و غیاب دسترسی داشته باشند.
در نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی، با به روز رسانی نرم‌افزار افزار در سرور، کامپیوتر های دیگر نیز باید به روز رسانی شوند، اما در نرم‌افزار حضور غیاب تحت وب با به روز رسانی سرور، تمامی امکانات آپدیت شده، برای تمامی کاربران در تمامی نقاط قابل دسترس خواهد بود.